Datenschutzerklärung

KI-gestützter Telefonassistent (Voice-Bot)

Zur Annahme und Vorqualifizierung eingehender Anrufe setzen wir einen KI-gestützten Telefonassistenten ein. Zu Beginn des Gesprächs werden Sie darüber informiert, dass Sie mit einem KI-System sprechen, und um Ihre Einwilligung in die Verarbeitung gebeten.

Verantwortlicher: Martin Neumann, Steuerberater, Heinz-Nixdorf-Straße 27, 41179 Mönchengladbach. 

Für Anfragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen.

Verarbeitete Daten

Rufnummer, Name sowie das von Ihnen geschilderte Anliegen. Eine Audioaufzeichnung findet nicht statt. Das Gespräch wird ausschließlich in Textform (Transkript) verarbeitet.

Zweck

Anrufannahme, Vorqualifizierung des Anliegens, Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter sowie Erstellung eines Rückruf-Tickets.

Rechtsgrundlage

Die Transkription erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Erteilen Sie diese nicht, legen wir lediglich einen Rückrufvermerk mit Ihrer Rufnummer ohne Gesprächsinhalt an (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung des Assistenten setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die ausschließlich weisungsgebunden und auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen tätig sind: rúnstyr (Betrieb des Assistenten), sipgate GmbH (Telefonie, Deutschland), Deepgram, Inc. (Sprache-zu-Text, Verarbeitung über einen EU-Endpoint), Amazon Web Services (Bereitstellung des Sprachmodells, EU-Regionen), ElevenLabs, Inc. (Sprachausgabe, USA), Hetzner Online GmbH (Serverbetrieb, EU) sowie Microsoft (Ticketverwaltung in Microsoft 365).

Übermittlung in Drittländer

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union. Für die Sprachausgabe wird ein Dienstleister mit Sitz in den USA eingesetzt. Übermittelt wird dabei ausschließlich der vom Assistenten zu sprechende Text. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Automatisierte Entscheidungen

Der Assistent nimmt Ihr Anliegen auf und leitet es weiter. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung sowie eine Emotions- oder Verhaltensanalyse finden nicht statt.

Speicherdauer

Transkript und Ticket werden gelöscht, sobald Ihr Anliegen erledigt ist, spätestens 30 Tage nach dem Anruf. Wird aus Ihrem Anliegen ein Mandat, überführen wir die Angaben in die Mandantenakte; es gelten dann die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Ihre Rechte

Ihnen stehen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch zu. Zudem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.